Alur Kerja Proyek

Ini gambaran bagaimana alur sebuah proyek dari ide menjadi sebuah purchase order, yang menghubungkan antara user dan vendor serta keterkaitan antara sales dan teknikal.

Startnya adalah dari munculnya kebutuhan bisa muncul dari eksekutif, manajemen, maupun dari staf dari pihak user.
Sifatnya adalah awareness, interest, maupun investigasi yang memakan hingga 24% dari tahapan project menjadi purchase order (PO).

Misal gini:
dari Eksekutif/Management berkeinginan mengimplementasi citra satelit dalam perkebunan. Staf melakukan investigasi atas perintah atasan tersebut dengan mencari vendor citra satelit di Indonesia. Sales vendor citra satelit menginformasikan suatu teknologi satelit, dimana sesudah presentasi oleh vendor, staf pihak user kemudian menyampaikan paparan tadi ke pihak manajemen.
Atau
Bisa saja sales/marketing melakukan presentasi kepada manajemen dan staf diikutkan untuk membantu proses investigasi terhadap produk yang ditawarkan.
Atau
Sales/marketing hanya presentasi pada level staf saja... :D

Peran teknikal disini bersifat menyampaikan inovasi produk, atau menciptakan suatu kreasi produk. Jadi ketika kita sebagai perusahaan services, dimana sales tidak cukup 'mumpuni' atau manajemen masih berkutat tentang perkembangan teknologi, maka kita hanya bisa mencapai 24% tahapan menuju PO.

Berikutnya adalah tahapan 25%-60%, yang bersifat edukasi, strategi, dan inisiatif.
Ketika investigasi atau presentasi selesai, bukan berarti sales vendor berdiam diri. Karena bisa jadi ketika manajemen/staf sudah selesai di presentasi, tetapi belum tentu mampu menyampaikan pentingnya produk yang kita tawarkan ke pihak eksekutif, sehingga proyek pun tidak turun-turun.

Disini peran sales untuk dapat menarik kebutuhan tersebut ke pihak eksekutif yang tentunya dibantu teknikal untuk melakukan peran Edukasi ke pihak eksekutif juga.
Atau bisa jadi,
Dalam satu perusahaan eksekutif merupakan suatu pihak yang untouchable, sehingga sales hanya perlu melakukan pendekatan ke pihak manajemen untuk menarik informasi hasil presentasi tadi dari bawah ke atas (tidak perlu sampai eksekutif).

Edukasi para eksekutif bisa jadi bersumber dari product awareness pihak manajemen atau oleh product awareness hasil presentasi sales dan teknikal vendor. Tentunya bila eksekutif telah setuju maka selanjutnya adalah melangkah pada strategi, misal budgetnya tersedia atau tidak, perlu tidaknya produk ini, jangka panjang pemakaian produk, dan seterusnya.
Ketika budget tidak dianggarkan oleh eksekutif, maka tahapan proyek menuju PO berhenti pada tahap 50%, tetapi kalo anggaran ada, maka kunci berikutnya ada di pihak manajemen yang tentunya menyusun rencana kebutuhan project yang artinya mencapai tahap 60% dari PO.

Selanjutnya adalah tahapan 61%-100%, yang bersifat evaluasi, rekomendasi, dan keputusan., dimana tahapan ini merupakan momen berikutnya untuk menuju PO.
Proyek yang sudah disusun dalam bentuk rencana proyek atau Kerangka Acuan Kerja, biasanya akan dievaluasi oleh staf teknis melalui tahapan tender. Disinilah kemungkinan vendor produk sejenis akan masuk. Bisa jadi informasi teknis dari vendor A, tetapi pemenang berasal dari vendor B.
Peran staf untuk mengevaluasi beragam produk sejenis oleh berbagai vendor, perlu dikawal oleh sales dan marketing ditambah teknikal agar 'tidak lari'. Caranya adalah mengawal proses evaluasi oleh staf dan tahap rekomendasi pada pihak manajemen. Hingga akhirnya eksekutif memutuskan Andalah yang menjadi pemenang dalam proyek tersebut!.
Cukup panjang dan melelahkan...

Best regards,
Irman